営業活動を行う際には、スケジュール管理が非常に重要です。スケジュール管理が上手くいかないと、仕事が滞り、クライアントからの信頼を失ってしまう可能性もあります。
ここでは、営業活動のスケジュール管理に悩んでいる１０人の方々の体験談をまとめましたので、参考にしてみてください。
スケジュールをうまく管理するためのコツ
まず、営業職の仕事は様々な業務を時間内にこなす必要があります。得意先訪問や見積書の作成、メールの送信など、タイムリミットが厳しい仕事も多いため、スケジュール管理が欠かせません。特に最近は残業を減らすことが求められる時代ですので、タイムリミットを守ることが重要です。
スケジュールをうまく管理するためのコツは、まずアポイントメントの時間に間に合うように仕事を組むことです。次に、時間のかかる仕事を充て、残りのスキマ時間にメールの送信などの細かい作業をこなすようにします。このように、仕事の優先順位を考えてスケジュールを立てれば、効率よく業務を遂行することができます。
また、営業活動では取引先との打ち合わせや訪問が予期せぬ展開を見せることもあります。その際に、スケジュールが狂わないようにするためには、余裕を持ったスケジュールを組むことが肝心です。話が弾んでしまっても、次の約束の時間に影響が出ないように移動時間も考慮してスケジュールを立てることが大切です。
営業活動におけるスケジュール管理の一つの方法として、目立つ場所にメモを貼ってスケジュールを管理することも有効です。常に目に触れる場所にスケジュールを掲示しておくことで、どの業務をいつ行うべきかを見落とすことなく効率的に作業を進めることができます。
効率的な作業管理に役立つスケジュールの作成方法
自分がよく目にする場所や手の届く場所に、一枚のメモに一つのスケジュールを書いて、時系列順に貼り付けてみましょう。このスケジュールを上から順に消化していき、終了した項目は剥がします。こうすることで、次に取り組むべきことがいつも一番上に示されるので、作業を効率的に進めることができるでしょう。
また、自分なりのルールを作って、メモを色分けするなどすることで、より管理しやすくなるはずです。
一日や一週間、一か月といった単位で、15分や30分ごとにスケジュールを紙に書いたり、スマートフォンに入力してみましょう。スケジュールを作成することで、どこで時間を無駄にしているのかを把握することができます。スケジュールには最初に睡眠時間や食事の時間、通勤時間など必要な時間を記入し、仕事に使える時間やその中での具体的な予定を考えます。全ての時間をぎっしりと埋めるのではなく、余白を残してスケジュールを作成することが重要です。余白がないと、緊急事態に対処できなくなるため、そうした時間も考慮しておくことが成功の秘訣かもしれません。
スケジュールの作成は難しいものであり、間違えると時間を無駄にしてしまうことがあります。私も同じような経験をしてきました。そのため、スケジュールを立てる際には、すぐに確認できる重要なポイントから始め、その中で比較的柔軟に扱える取引先などを近くにアサインしていました。基本的には、重要な売上が見込める所や、参加が必須な会議を確保すれば十分だと思います。無理に詰め込むのではなく、ゆとりを持ったスケジュールになるように調整していました。最初は上手くいかないこともあるかもしれませんが、経験を積んでいく過程かもしれませんね。
スケジュール管理の重要性
スケジュール管理におけるポイントは、それぞれの行動の目的を明確にしてからスケジューリングを行うことです。目的を明確にすることで、タスクの優先順位がはっきりし、その目的に向かって時間配分や順番を決めやすくなります。また、スケジュール作成時には、相手が関わる場合が多いため、思うように行かないことも覚悟しておく必要があります。
つまり、常に余裕を持って時間配分を考えることが重要です。さらに、納期や期限のある案件に関わる際には、特に慎重に計画を立てる必要があります。仕事の段取りが7割で実際の作業が3割ということわざ通り、前もって段取りをしっかり考える習慣を身につけましょう。
営業におけるスケジュール管理のポイント
営業におけるスケジュール管理を行うためには、以下の3つの重要な点があります。
① 月の目標を明確にする。
② 月の目標を達成するために、1週間ごとに必要な項目を管理する。
③ 1週間ごとに必要な項目を1日ごとに必要な作業量に分解する。
最初に、月の最終ゴールを設定しないと、日々の行動が明確にならず、スケジュールを立てることすら困難です。したがって、最初に1か月という単位で目標を設定することが不可欠です。①が達成された後に②が行われます。②は、1か月の目標を1週間ごとに分割することで行います。③は、②で分割した週間目標を、週5日勤務であれば、1日ごとに分割します。これにより、1日に必要な作業量が明確になり、適切なスケジュールを立てて行動することができます。
先輩からのアドバイスとスケジュール調整
かつて営業職を経験した際に、20歳年上の先輩から学んだこととして、『自身が設定する時間枠を細かくしすぎないように気をつける』という教訓があります。商談や訪問の際には、事前にアポイントメントを取ることが一般的でしたが、「何時何分にお伺いします」と具体的な時間を指定しすぎると、柔軟性が損なわれる可能性があります。
スケジュール管理における柔軟性の重要性
頼まれた仕事や予定を「○時○分までに終わらせる」「○時までに渡す」と具体的に指定し過ぎてしまうと、思わぬトラブルが発生した際に遅刻などの問題につながる可能性があります。したがって、先方の都合によって厳密な時間指定が必要な場合を除いて、最初から余裕を持ったスケジュールを組むことが肝要です。例えば、「午前中中に」「10～12時の間に」といったように時間に余裕を持たせることが望ましいでしょう。
私のスケジュール管理方法には、主に二つの手法を用いています。1つ目は、自分のスマートフォンや手帳に月のスケジュールをカレンダーに書き込んでおく方法です。これにより、1か月間のスケジュールを一目で確認できるため管理がしやすくなります。そして2つ目の方法として、スマートフォンのリマインダー機能を活用しています。具体的には、一日の始まりである朝に起きた直後にその日のスケジュールに関連するリマインダーを設定し、指定された時間に通知が届くようにしています。このようにして、予定を忘れることなくスムーズに進めています。
自身がスケジュール管理していて感じること
営業業務を23年間行っている私も、スケジュール管理は常に課題だと感じています。最初は卓上カレンダーに予定を書いていましたが、容量が足りなくなり手帳に切り替えました。月ごとの管理や週単位での管理、時間を縦軸に表現できるものなど、様々な手法を試してきました。
現在は主にスマートフォンでスケジュールを管理しており、予定の変更があっても簡単に修正できる利便性が良いと感じています。スマートフォンは行き先や地図、連絡先など様々な情報を統合管理できるため、非常に便利です。さらに通知機能を活用することで、予定を忘れそうな時に適宜リマインダーを設定することができ、他の予定との調整もスムーズに行えると考えています。
情報を一括入力して、自動的に月次、週次、日々のスケジュールを更新できる機能の便利さについて
この機能を利用すると、一度の入力作業だけで、月ごとや週ごと、そして日々のスケジュールを一括で更新することができます。そのため、会議などでスケジュールを調整する際にとても便利です。
